Tip: Vertel iemand over uw plan om orde op zaken te gaan stellen.

Wat te doen bij een volle mailbox.

Verschenen in het Witte Weekblad op 4 november 2009

E-mail is een relatief recent fenomeen, maar al niet meer weg te denken uit ons leven. Op ons werk en privé sturen we, in plaats van een brief of een memo, maar al te graag een mailtje. Maar wie veel mails verstuurt, krijgt er ook veel terug en we hebben nooit geleerd hoe we hiermee om moeten gaan. Dus wat gebeurt er meestal? Mensen doen wat ze goed dunkt en volharden hierin totdat het een gewoonte is geworden.

Zo openen veel mensen hun mailbox een paar keer per dag. Ze zijn dan weliswaar direct op de hoogte van de laatste mailtjes, maar hebben op dat moment meestal geen tijd om er iets mee te doen. Die mails blijven dan in hun hoofd hangen als een klus die ze nog moeten klaren. Op het moment dat ze met de mails aan de slag gaan moeten ze deze eerst weer lezen om te kijken wat ze er ook weer mee moesten doen. Dat is dubbel werk.

Het loont dan ook de moeite om de mail te bekijken op een (vast) tijdstip waarop er ook tijd is om direct te handelen. Zorg dat u voor mails, net als voor uw administratie, een aantal mappen heeft aangemaakt waarin mails die bewaard moeten worden een plek krijgen. Ga nu als volgt te werk: een e-mail die een korte reactie vergt, handelt u direct af. Een e-mail die iemand anders beter kan afhandelen stuurt u direct door. Een mail waarvan de beantwoording meer tijd vergt stopt u in een map. Zet in uw agenda wanneer u deze mail gaat beantwoorden. Zodra een mail beantwoord is kunt u hem verwijderen of in een map stoppen.

Veel mensen maken van de mogelijkheid gebruik om een seintje te krijgen zodra er een nieuwe mail binnenkomt. Zet deze mogelijkheid uit. Het heeft geen zin om te weten dat u mail heeft ontvangen als u er toch niet direct iets mee kunt doen. Het zorgt er alleen maar voor dat u datgene waarmee u bezig was onderbreekt en dat komt uw concentratie op die taak niet ten goede.

Veel e-mails krijgen we als cc en ook die moeten gelezen worden. Zet de cc’s in een speciaal daarvoor aangemaakte map en lees deze op een moment dat u beter uitkomt.  Let er zelf ook op wie u een cc stuurt en probeer van zoveel mogelijk cc-lijsten van andere mensen af te komen. Gebruik de mogelijkheid “Allen beantwoorden” alleen als het echt noodzakelijk is dat iedereen uw antwoord leest.

Art Kleiner, auteur van Wie is nu eigenlijk de baas! Macht en politiek in organisaties (2004) zegt daarin o.a. het volgende: “E-mail heeft ons werk vertienvoudigd en onze aandachtscurve honderd keer verslechterd”. Het is aan u om na te gaan of dit voor u ook opgaat of niet.

Samen uw volle mailbox te lijf?
Mijn naam is Babs van Hasselt. Ik ben Professional Organizer. U kunt met mij een afspraak maken voor een opruimsessie bij u thuis of op het werk. Kijk voor meer informatie op www.vanhasseltorganizing.nl , mail naar babs@vanhasseltorganizing.nl of bel 06 30774264.

Professionele hulp bij het opruimen. Hoe werkt het?
Een Professional Organizer helpt u bij het structureren en ordenen van uw huis of werkplek. Na een eerste telefonisch contact volgt er een intakegesprek op de plaats die u georganiseerd wilt hebben. Aan het einde van het gesprek worden er afspraken gemaakt over het plan van aanpak, de kosten en de geschatte duur van de opruimsessie. Op de afgesproken dag(en) gaat letterlijk alles wat zich in de te organiseren ruimte bevindt door uw handen. U beslist wat bewaard moet blijven en wat weg kan. Wat bewaard moet blijven wordt gesorteerd. Aan het eind van de sessie wordt de ruimte opnieuw ingericht.